04. Planos de manutenção e planejamento

Guias a respeito da criação e alteração de planos de manutenção e controle de planejamento.

• Planos de Manutenção
• Perguntas frequentes:

Planos de Manutenção

Descrição: Este guia contempla os passos de forma detalhada para implantação dos planos de manutenção.

1. Instruções gerais

Para que você consiga executá-lo, precisa de algumas informações. Como sugestão, você pode seguir o seguinte roteiro:

• Levantamento dos dados das manutenções preventivas: estas informações muitas vezes estão em documentos técnicos ou mesmo com os técnicos em campo. Você vai precisar saber o que fazer a cada 15 dias, 1 mês, 6 meses ou 1 ano por exemplo;

• Registro das informações: provavelmente as informações não estão em um local uniforme. Registre rapidamente em uma planilha de excel. Podemos importar estes dados posteriormente;

• Cadastro de perguntas e questionários: um questionário é basicamente uma lista de tarefas. Pense em uma forma de agrupar estas atividades a fim de serem reaproveitadas. Por exemplo, você pode ter uma inspeção de painel elétrico. Em alguns equipamentos, esta inspeção pode ser mensal. Já outros, devido a criticidade ou por serem mais antigos, talvez ela tenha que ser quinzenal. Mas as tarefas são as mesmas. Desta forma você precisa cadastrar apenas um questionário e 2 planos de manutenção, diminuindo o esforço necessário;

• Cadastro de planos de manutenção: este é o último cadastro antes da geração de ordens. Nele você vai utilizar os questionários cadastrados anteriormente. Você pode utilizar mais de um questionário. Pode colocar a inspeção de painel elétrico que falamos antes e uma lubrificação.

2. Localização no menu

O cadastro de planos de manutenção pode ser acessado na área administrativa, no menu Cadastros localizado na aba superior > Planos, ou diretamente pelo link https://app.spotecnologia.com.br/admin/registers/plans ou pesquisando pelo nome:

3. Cadastro de plano de manutenção

Para cadastrar um novo plano, navegue até o final da tela e selecione “Criar Plano” ou clique diretamente no link https://app.spotecnologia.com.br/admin/registers/plans/create 

Preencha os campos:

• Unidade: unidade do qual o plano faz parte;

• Código: um código único que identifica um plano de manutenção. Por exemplo MP-30DD-12345 sendo MP de manutenção preventiva, 30DD refere-se a periodicidade de 30 dias e 12345 é o código do equipamento. Não precisa ser neste formato, este é um exemplo para que o código ajude a informar do que se trata o plano;

• Ativo: se o plano está ativo. Padrão “Ativo”;

• Produto/Equipamento: trata-se do equipamento a qual se refere o plano;

• Tipo de OS: qual o tipo de ordem de serviço do plano;

• Tipo de periodicidade: se o plano tem uma recorrência diária, semanal ou mensal. Isto indica como o sistema vai gerar as ordens, se por uma quantidade de dias, semanas ou meses;

• Periodicidade: o tempo que o sistema deve gerar uma nova ordem. Juntamente com o “Tipo de Periodicidade”. Ou seja, se no campo anterior selecionarmos diária e neste campo informarmos 30, o sistema vai entender que a cada 30 dias deverá gerar uma nova ordem.;

• Atividades do plano: devem ser cadastradas quais atividades serão executadas. Por exemplo, uma atividade de manutenção mecânica e outra atividade de manutenção elétrica. Normalmente o plano contém somente 1 atividade. Para cada atividade, devemos informar:

• Qual o tipo de atividade: manutenção mecânica, elétrica, etc. Os tipos de atividades são cadastrados no link https://app.spotecnologia.com.br/admin/registers/activity_types ou pelo menu Cadastros > Tipos de Atividades;

• Questionário: indica qual o questionário (checklist) que será utilizado no plano. Os questionários são cadastrados no link https://app.spotecnologia.com.br/admin/registers/checklists ou pelo menu Cadastros>Questionários. Atenção, este é um dos dados mais importantes da manutenção preventiva pois indica especificamente quais os itens que serão averiguados. Cuidado para selecionar o questionário correto. Se tiver dúvidas, acesse a seção Cadastro de questionários/checklists deste manual;

• Etapa: qual a etapa da manutenção, começando com 1 e sendo preenchida sequencialmente. Pode ser lida como uma ordem das atividades;

• Técnico: caso já exista um técnico que irá atender esta manutenção, ele deverá ser informado. Normalmente é deixado em branco para que qualquer técnico possa atender;

• Horas previstas: trata-se da quantidade de horas previstas para a realização da manutenção. Este dados irá compor os indicadores de manutenção de previsto x realizado;

Após preenchidos os campos, o plano pode ser salvo clicando sobre o botão “Salvar”.

4. Cadastro de questionários/checklists

Neste cadastro vamos informar ao sistema quais são os checklists que vamos utilizar no cadastro de planos de manutenção. Nele estarão listados todas as atividades que o técnico deverá executar na manutenção preventiva. Há um manual específico para o cadastro de questionários, acesse clicando no link https://docs.spotecnologia.com.br/books/02-cadastros/page/questionariochecklist

5. Cadastro de perguntas

Você também irá cadastrar as perguntas que compõem o questionário. Nelas estará descrito exatamente o que o manutentor em campo deve fazer ou registrar. Há um manual específico para as perguntas, acesse clicando no link https://docs.spotecnologia.com.br/books/02-cadastros/page/perguntas

6. Importação de questionários e perguntas

Você também pode importar os questionários e perguntas diretamente para o sistema. Para isto acesse o menu Cadastros > Importação de Questionários e Perguntas ou clique no link https://app.spotecnologia.com.br/admin/registers/checklists/import 

Baixe o modelo e utilize ele como base para a importação clicando no botão “Ver modelo:

O modelo tem vários comentários dando orientações em relação ao campo. Neste modelo, você deve preencher:

 

• CODIGO_QUESTIONARIO: o código que deseja que o questionário tenha. Ele deve ser único. Exemplo: MPPE para uma “Manutenção Preventiva de Painel Elétrico” por exemplo. Se você utilizar um código já existente, o sistema irá buscar este questionário do sistema e acrescentar as perguntas caso elas não existam;

• QUESTIONARIO: Descrição do questionário, por exemplo “Manutenção Preventiva de Painel Elétrico”;

• ATIVO: Se o questionário está ativo. 1 para ativo, 0 para inativo. Normalmente 1;

• OBJETIVO: O objetivo do questionário. Por exemplo “Manutenção Preventiva de Painel Elétrico”;

• CODIGO_PERGUNTA: O código da pergunta dentro do sistema. Por exemplo 1000. Se você utilizar um código já existente, o sistema irá buscar esta pergunta e não irá cadastrar uma nova;

• PERGUNTA: A descrição da pergunta. Por exemplo “Medir tensão do painel elétrico”;

• TIPO: Se conteúdo ou título. Normalmente Conteúdo;

• TIPO_RESPOSTA: Qual o tipo de resposta que deve ser dado pelo usuário. Por exemplo “Lógica” para Executado ou Não Executado;

• CAMPO_VISUAL: a forma que será mostrada para ser preenchida pelo usuário. Normalmente “Combo Box”;

• UNIDADE_MEDIDA: Unidade de medida da resposta. Exemplo “V”. Opcional;

• VALOR_MINIMO: O valor mínimo da resposta. Por exemplo, 200V. Opcional;

• VALOR_MAXIMO: O valor máximo da resposta. Por exemplo, 240V. Opcional;

7. Geração de ordens

Após os planos terem sido cadastrados, você pode gerar as ordens. Para isto, acesse o menu Rotinas>Mapa de Manutenção planejadas ou pelo link https://app.spotecnologia.com.br/admin/routines/planned/maintenance_map 

Feito isto, selecione a opção “Atualizar Mapa” para que o sistema busque todos os planos e crie os planejamentos:

Por padrão, o sistema traz o planejamento do mês atual. Se quiser visualizar outro mês, selecione filtros

e filtre conforme necessário

Após gerar o planejamento, você pode conferir quais planejamentos foram gerados. Se todos estiverem corretos, você pode então gerar as ordens. Para isto, selecione “Gerar Ordens”

Neste momento o sistema irá buscar todos os planejamentos e gerar as ordens.

Você também pode fazer estes dois passos ao mesmo tempo, selecionando “Atualizar mapa e gerar ordens”

8. Dúvidas e contato

Se ainda ficou alguma dúvida, envia um email para odair@spotecnologia.com.br que iremos lhe ajudar.

Perguntas frequentes:

1. O sistema gerou um plano mensal e um anual, mas era para ter sido gerado apenas um plano mensal, pois o plano anual havia sido encerrado. Por quê gerou um anual?

As ordens são gerados no último dia do mês, de madrugada até as 2h. Provavelmente o plano que estava como anual, foi inativado após essa geração, sendo assim no momento da geração, o plano estava ativo. Como posso ter certeza disso? 

• Acesse o menu "Ativos" e selecione "Equipamentos";
• Selecione na coluna á esquerda "Planos";
• No campo "Situação" verifique quais e quantos planos estão ativos e os que estão encerrados;
• Para verificar quando um dos planos foi encerrado, clique no botão "Editar" na coluna "Ações" do plano que desejas verificar;
• Clique no menu "Modificações" na coluna á esquerda;
• Na coluna "Ação", clique no botão "Ver", irá aparecer a informação do código do equipamento e "Ativo 1" e "Ativo 0";
• "Ativo 1" significa que o plano está ativo e "Ativo 0" significa que o plano está encerrado;
• Compare essa informação com a data que estiver no menu de "Modificações;
• Essa data sinaliza o último dia em que aquele plano foi editado.

Neste caso, podemos observar que o "Ativo 0" é a última modificação, sinalizando que este plano foi encerrado. E comparando isso com a data da segunda imagem (dia 01/06/2023 as 13h55min), significa que o sistema gerou a ordem deste plano no dia anterior de madrugada até as 2h, mas o plano foi encerrado apenas no dia seguinte as 13h55 da tarde.